帳簿書類等の保存期間について

税務関係の帳簿書類の保存について、お客様から次のような質問を受けることが多いです。

【質問1】　何年間保存しなきゃいけないの？

【質問2】　どんな書類まで保存しなきゃいけないの？

【質問3】　もし保存してないとどうなるの？

【質問4】　CDロムやハードディスクへ保存できないの？

保管場所や捨てるものの判断にお困りの方も多いと思いますので、順次回答していきます。

【質問1】　何年間保存しなきゃいけないの？

【回答】　税務の帳簿書類は、申告期限（原則的に決算の2ヶ月後）から7年間です。ただし、赤字の法人につきましては、繰越欠損金の控除期間と同じとなり、9年（平成30年4月1日以降開始事業年度は10年）となります。一方で、会社法の保存期間は決算後10年となっていますので、結果的に10年間保存するのが無難です。

【質問2】　どんな書類まで保存しなきゃいけないの？

【回答】　帳簿書類と一言で言っておりますが、『帳簿』と『書類』で分けて説明しますと、『帳簿』には総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳などがあります。また、『書類』には棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。その業種やその会社オリジナルごとに多岐にわたるため、すべてを列挙するのは困難ですが、所得の計算に使うものや資金や物の動きの証拠となる書類一式です。

【質問3】　もし保存してないとどうなるの？

【回答】　青色申告をしている法人ですと、青色申告の要件を満たしていないため、繰越欠損金の控除が使えなくなってしまします。また、計上した収入や費用の裏付けとなる資料が残ってないのであれば、税務署から推計課税をされて多めの税金を計算されてしまうこともあります。さらに、消費税の課税事業者ですと、仕入税額控除の要件を満たさないので、仕入や経費にかかった消費税の控除を認めてもらえず、多大な消費税を支払う羽目になってしまいます。やはりきちんと保存しておきましょう！

【質問4】　CDロムやハードディスクへ保存できないの？

【回答】　書面による保存に変えて、電子帳簿やスキャン文書として保存する方法がありますが、実施する3ヶ月前に税務署に届出を行い、改ざん防止のためタイムスタンプや適正な事務処理がされているかを社内で相互チェックをしなければならないなど、中小企業では対応できないほどの高いハードルのものとなっております。年々制度が緩やかにはなっているようですが、まだ現物を保管しておく方が無難だと思います。

結論として、「ぜんぶ」「紙で」「とりあえず10年」保管をお願いします。

保管場所の確保は割り切っていただいて、年度単位で帳簿書類を整理し、10年経つごとに1年分ずつ処分をお願いします。

機密書類ですので、シュレッダーの手間も大変という方は、機密文書廃棄業者にダンボールごと処分してもらうサービスもご検討下ください。