法定調書や給与支払報告書を提出しなかった場合のリスクについて

毎年1月31日までの期限の事務作業として、法定調書合計表の提出や給与支払報告書の提出があります。

年末調整ですべての従業員の源泉徴収票を作成したあと、調書を税務署や市町村に提出する作業ですが、今年からマイナンバーも加わったことにより、事務作業がより煩雑になることが懸念されます。

そこで、もし、従業員の一部が会社に自分のマイナンバーを教えたくないというケースが合った場合には、会社側は役所に対しどういった対応をしたらよいのでしょうか？

マイナンバーを教えてくれなかった従業員の調書はマイナンバーの欄が空白なので提出しなくて良いかというと、もちろん、そうではありません。マイナンバーの記載は義務ですが、役所では、マイナンバーの記載がなくても受理してくれます。

従業員には、個人番号の記載は、法律で定められた義務であることを伝え、それでも提供を受けられない場合は、提供を求めた経緯等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

もし、法定調書や給与支払報告書の提出をしなかった場合または偽りの内容で提出した場合には、一年以下の懲役又は50万円以下の罰金というリスクがあります。（所得税法第242条、地方税法第317条の4）

これまでも、従業員やパートから提出しないでくれと頼まれたというケースや、外国人だから提出したくないというケースで提出していないという話を聞くことがありますが、よくリスクを理解した上で正しい事務処理をお願いします。